Wat zijn representatiekosten? Zo werkt de aftrek in 2026
De drempel van €5.700, de 80%-regeling, de bv en de btw: zo zit het in 2026.
In dit artikel
Een zakenlunch met een klant, een fles wijn als relatiegeschenk of een kerstborrel met uw relaties: als ondernemer maakt u regelmatig kosten om uw bedrijf goed op de kaart te zetten. Dat zijn representatiekosten. Ze zijn zakelijk, maar de Belastingdienst ziet er ook een privévoordeel in. Daarom mag u ze niet volledig aftrekken.
Wat valt onder representatiekosten?
De Belastingdienst noemt deze kosten ook wel gemengde kosten: ze hebben een zakelijk en een persoonlijk karakter. Denk aan:
- Etentjes en borrels met klanten of zakenrelaties
- Relatiegeschenken in de vorm van eten, drank of genotmiddelen
- Recepties, feesten en vergelijkbare bijeenkomsten
- Congressen, seminars, symposia en excursies
- Studiereizen
Kosten zonder privékarakter, zoals een advertentie, een vakblad of reclamemateriaal met uw logo, vallen hier niet onder. Die zijn gewoon volledig aftrekbaar.
Twee manieren om af te trekken
Heeft u een eenmanszaak of vof, dan kiest u elk jaar tussen twee methodes:
- Drempel: de eerste €5.700 aan representatiekosten is niet aftrekbaar, alles daarboven wel volledig. Dit bedrag geldt in 2025 en in 2026.
- 80%-regeling: u trekt 80% van al deze kosten af, zonder drempel.
Voor de meeste zzp'ers en kleinere MKB-bedrijven is de 80%-regeling dus de beste keuze.
En als u een bv heeft?
Voor de vennootschapsbelasting werkt het net anders. De bv kiest tussen 73,5% aftrek of een drempel. Die drempel is 0,4% van het totale loon van uw personeel, met een minimum van €5.700. Vanaf 2026 telt daarbij alleen het loon mee waarover echt loonbelasting is ingehouden. Voor werkgevers met veel personeel kan dat iets meer aftrek opleveren.
Hoe zit het met de btw?
De btw op representatiekosten mag u meestal gewoon terugvragen. Er zijn twee belangrijke uitzonderingen:
- Eten en drinken in een restaurant, café of andere horecagelegenheid: die btw is niet aftrekbaar.
- Relatiegeschenken: geeft u één relatie meer dan €227 (exclusief btw) per jaar, dan mag u de btw op die geschenken niet aftrekken.
Tip: houd ze apart bij
Boek representatiekosten op een eigen rekening in uw administratie. Zo ziet u aan het eind van het jaar in één oogopslag welke methode voor u het voordeligst is, en heeft u alles bij de hand als de Belastingdienst vragen stelt.
Liever niet zelf uitzoeken?
HFD Administratiekantoor in Schagen neemt uw administratie, btw-aangifte en jaarrekening van u over. Vast contact, vast maandbedrag en altijd inzicht in uw cijfers.
Meer artikelen