Zonder administratie geen onderneming: wat moet u bewaren?
Wat de wet van u vraagt, hoe lang u alles moet bewaren en hoe u het slim regelt.
In dit artikel
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht een administratie bij te houden. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor uzelf: zonder goede cijfers weet u niet of uw bedrijf gezond is. In dit artikel leest u wat er in uw administratie moet en hoe lang u alles moet bewaren.
Wat hoort er in uw administratie?
Uw administratie moet zo zijn ingericht dat iemand anders er snel uw rechten, plichten, omzet en kosten uit kan halen. In de praktijk gaat het om:
- Verkoopfacturen en inkoopfacturen
- Bankafschriften en kassabonnen
- Uw grootboek, debiteuren en crediteuren
- Contracten, offertes en belangrijke correspondentie
- Voorraadgegevens, als u voorraad heeft
- Uw loonadministratie, als u personeel heeft
- Een kilometeradministratie, als u een auto van de zaak heeft
Hoe lang moet u alles bewaren?
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basisadministratie (facturen, bank, grootboek, debiteuren, crediteuren) | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand | 10 jaar |
De termijn van 7 jaar geldt vanaf het einde van het jaar waarin het stuk is gemaakt. Een factuur uit maart 2026 bewaart u dus tot en met 2033.
Mag het digitaal?
Ja. U mag papieren stukken scannen en digitaal bewaren, zolang ze leesbaar en compleet blijven. Stukken die u digitaal ontvangt, zoals pdf-facturen, bewaart u in die digitale vorm. Zorg wel dat u ze snel kunt terugvinden en dat er een back-up is.
Wat als de administratie niet op orde is?
Kunt u bij een controle geen goede administratie laten zien, dan mag de Belastingdienst uw winst of omzet schatten. U moet dan zelf bewijzen dat die schatting niet klopt. Ook voor een bank of investeerder is een rommelige administratie een rode vlag. Een opgeruimde boekhouding betaalt zich dus terug.
Liever niet zelf uitzoeken?
HFD Administratiekantoor in Schagen neemt uw administratie, btw-aangifte en jaarrekening van u over. Vast contact, vast maandbedrag en altijd inzicht in uw cijfers.
Meer artikelen